Digitalisering

Zelfs in dit digitale tijdperk weten vele bedrijven niet hoe ze alle papieren documenten moeten beheren die dagelijks worden gecreëerd of per post of fax aankomen. Vele kantoren gebruiken ingewikkelde processen met meerdere stappen om deze documenten vast te leggen, zodat ze kunnen worden gearchiveerd in documentopslagplaatsen zoals SharePoint- of Windows-mappen. Eén reden kan zijn dat sommige bedrijven nog steeds denken dat automatisering van documentwerkstromen te duur, ingewikkeld en tijdrovend is. Xerox ConnectKey voor SharePoint verandert dat allemaal door een zeer productieve workflowoplossing te bieden die gemakkelijk te installeren en gebruiken is – en zelfs aan uw budget denkt.

Bekijk hier wat Connect Key betekent voor u

Xerox ConnectKey voor SharePoint is een workflowverbeterende oplossing die de manier waarop u uw papieren documenten scant, vastlegt en opslaat, vereenvoudigt en stroomlijnt. Met uw multifunctionele Xerox printer kunt u uw documenten rechtstreeks naar de gewenste map van de documentopslagplaats routeren, net zoals u vanaf uw PC zou doen. U kunt direct op de multifunctionele printer naar de map bladeren, het document een naam geven en eventueel belangrijke indexeringsinformatie toevoegen voordat u scant. Dankzij de flexibiliteit om naar zowel SharePoint- als Windows-mappen vast te leggen en te routeren, is ConnectKey de juiste oplossing voor vrijwel elk kantoor dat papieren documenten moet archiveren en delen.

Belangrijkste functies

Eenvoudig: gemakkelijk te installeren, gebruiken en onderhouden

  • Dankzij de gemakkelijke configurator-gebaseerde installatie kunt u snel aan de slag.
  • Tijdens de installatie kunt u uw SharePoint- en Windows-mappen zien en ze met één muisklik aan het gebruikersinterfacepaneel van uw multifunctionele Xerox printer toevoegen.
  • Volledige integratie met uw SharePoint-omgeving, zodat de gebruikerservaring bij de multifunctionele printer herhaalt wat gebruikers op hun PC zien.
  • Vereenvoudigt uw workflows voor documentvastlegging en -routering aanzienlijk dankzij dynamisch bladeren door mappen, zodat uw documenten rechtstreeks vanaf de multifunctionele printer benoemd, geïndexeerd en naar de gewenste locatie verzonden kunnen worden.
  • Ondersteunt de intuïtieve Workflow “Scannen to Home”, zodat kantoormedewerkers naar hun basismappen kunnen scannen.
  • Ideaal formaat voor kleine en middelgrote bedrijven.

Slim: automatische workflowupdates

  • Creëer volledig doorzoekbare PDF-documenten terwijl u scant, zodat bedrijfskritische informatie kan worden gevonden voor klanten vragen, nalevingscontroles of iets anders waarvoor informatie snel en nauwkeurig moet worden opgehaald.
  • Digitaliseer uw oude Microsoft Word- en Excel-bestanden nauwkeurig om tijd te besparen en uw kantoorpersoneel beter aan documenten te kunnen laten samenwerken.
  • “Ready-Now” workflows verzekeren dat uw multifunctionele printer altijd up-to-date is. Wanneer SharePoint- of Windows-documentopslagplaatsen op uw server worden gewijzigd, worden de wijzigingen automatisch doorgevoerd op de multifunctionele printer.

Flexibel: routeer naar zowel SharePoint- als Windows-mappen

  • Optimaliseer uw hardware- en SharePoint-investeringen door uw multifunctionele Xerox printer als directe routering naar uw gewenste documentopslagplaatsen te gebruiken.
  • U kunt op uw multifunctionele printer zoveel scanbestemmingen inschakelen als u maar wilt.
  • Werkt met SharePoint 2007 en latere versies.
  • Creëer PDF-, PDF/A-, doorzoekbare PDF-, JPEG-, TIFF-, MS Word- en Excel-bestanden.